Während Beauftragte in einigen Sportarten auf ihrer Austragungsebene nur eine Veranstaltung organisieren (Gerätturnen, Leichtathletik, Schwimmen, Triathlon, ...) sind in anderen Sportarten mehrere Veranstaltungen in Vorrunden einer Ebene nötig.
Zur Vereinheitlichung der Meldeverfahren erfolgen Mannschaftsmeldungen über das neue Portal deshalb grundsätzlich vorab und unabhängig von Wettkampfveranstaltungen. Dies bedeutet, dass sich in manchen Sportarten der Meldeprozess ändert:
Der generalisierte Ablauf
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Die Landesbeauftragten schreiben in Absprache mit dem zuständigen Referenten am Kultusministerium die Wettkämpfe ihrer Sportart aus und schalten diese im Portal zur Meldung frei.
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Lehrkräfte der Schulen in Baden-Württemberg melden zunächst die Anzahl der Mannschaften, mit denen sie für ihre Schule an einem Wettkampf teilnehmen möchten (Vorabmeldung).
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Die Beauftragten planen ihre Veranstaltungen, laden die gemeldeten Mannschaften zu diesen Veranstaltungen ein und fordern eine Teilnahmebestätigung an.
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Die Verantwortlichen Lehrkräfte, die die Mannschaften gemeldet haben, bestätigen die Teilnahme und benennen jetzt auch die Teilnehmer für die jeweilige Veranstaltung.
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Nach der Veranstaltung werden die Ergebnisse der Wettkämpfe direkt im Portal an die zuständigen Beauftragten der nächsten Runde/Ebene gemeldet.
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Diese entscheiden dann anhand der für ihre Sportart festgelegten Qualifikationskriterien, welche Mannschaften sich qualifiziert haben und laden die qualifizierten Mannschaften zu den Wettkampfveranstaltungen ihrer Ebene ein.