Kurzanleitung für Beauftragte

Wichtiger Hinweis:
Sollten Sie schon ein Nutzerkonto im Portal haben, weil Sie zum Beispiel schon ...
  • A: in Ihrer Funktion als Lehrkraft einer Schule sich mit dem Zugangscode registriert haben,
  • B: als Beauftragte(r) für eine Sportart registriert wurden oder
  • C: als Wettkampfleitung oder Mannschaftsbetreuung einen Zugang erhalten haben,
... dann geht es für Sie ab Punkt 2 weiter!

Bitte erstellen Sie NIEMALS ein ZWEITES Nutzerkonto!

Formulare zum Download für Sie:
V7a | Einwilligungserklärung zur Weitergabe meiner Daten

Dieses brauchen Sie, wenn Sie Mitarbeiter für die Funktion der Wettkampfleitung benennen möchten, die noch kein Nutzerkonto haben.

  1. Ihre Registrierung

    Wenn Ihre Sportart im Herbst 2023 startet, werden Sie in KW 39 (25.–29. September) 2023 eine E-Mail auf Ihre bei uns hinterlegte Mail-Adresse inklusive ZUGANGSCODE erhalten, (alle Beauftragte, deren Sportarten erst im zweiten Schulhalbjahr starten, werden rechtzeitig informiert).

    Sollten Sie noch kein Nutzerkonto haben – UND NUR DANN – registrieren Sie sich bitte mit diesem CODE und senden Sie eine Nachricht an , sobald Sie registriert sind.

    Wir autorisieren Sie dann, als Kreis-/RB-Beauftragte für Ihren jeweiligen Regierungsbezirk die Wettkämpfe in Ihrer Sportart zu organisieren.

    Sie werden automatisch per E-Mail über die Ihnen zugewiesene Funktion informiert, um Ihre Aufgaben im Portal wahrnehmen zu können.

    FOLGEN Sie dann einfach den ANWEISUNGEN in der E-MAIL.

    Sollte Ihre Sportart im Herbst starten und Sie bei der Durchführung dieser Schritte auf Probleme stoßen, so haben Sie bei den BEAUFTRAGTENTAGUNGEN der jeweiligen REGIERUNGSBEZIRKE Anfang Oktober Gelegenheit, diese anzusprechen. Wir werden vor Ort sein, um Sie zu unterstützen.

    Bitte beachten Sie im Sinne aller Beteiligten, dass für Sportarten, die im Herbst starten, ohne diese ersten Schritte bis Mitte Oktober ein reibungsloser Ablauf in der Organisation der Wettkämpfe in Ihrer Sportarten nicht gewährleistet werden kann.

    Bitte beachten Sie, dass dringend die Nutzung eines Notebooks oder Desktop-Rechners empfohlen wird, da im Portal teilweise größere Tabellen zur Anzeige gebracht werden, weshalb das Portal aktuell NICHT für die Nutzung mit Mobiltelefonen und NUR SEHR EINGESCHRÄNKT mit Tablets geeignet ist.

  2. Ihre Beauftragung konfigurieren

    Sie haben ein Nutzerkonto und Ihre Beauftragung wurde im Portal für Sie eingerichtet.

    Wählen Sie jetzt im Startmenü Nutzerverwaltung / Meine Funktionsdaten: / Meine Beauftragung

    Geben Sie dort für Ihre Beauftragung im Regierungsbezirk an, welche Wettkämpfe Sie anbieten. Im Fall einer Kreisbeauftragung geben Sie zunächst an, in welchen Kreisen Sie Wettkämpfe anbieten und dann für jeden Kreis die Wettkämpfe. Zu Beginn jedes Schuljahrs erhalten Sie per E-Mail eine Aufforderung, Ihre Beauftragung zu prüfen und für das neue Schuljahr zu bestätigen.

    Bitte beachten Sie:

    NUR wenn Sie diese Konfiguration für eine Saison bestätigt haben, können Sie auch Mannschaftsmeldungen zu diesen Wettkämpfen erhalten.

    Ziel ist, zukünftig Mannschaftsmeldungen an Beauftragte zu vermeiden, die in einem Schuljahr oder generell nicht mehr aktiv sind.

  3. Bei Ihnen Gemeldete Mannschaften einsehen

    Sie haben Ihre Beauftragung konfiguriert und es sind bereits Mannschaftsmeldungen bei Ihnen eingegangen.

    Wählen Sie im Startmenü Wettkampforganisation / Für Beauftragte: / Bei mir gemeldete Mannschaften, um jetzt die Meldungen zu den Wettkämpfen einzusehen.

    • Mannschaften abgeben:

      In manchen Sportarten ist es nötig zum Zweck der Organsiation von Veranstaltungen, Mannschaften nach der Meldung an andere Beauftragte Ihrer Sportart abzugeben. Hier haben Sie die Möglichkeit, dies zu tun – je nach Konfiguration der Wettkämpfe durch Ihre(n) Landesbeauftragten.

    • Mannschaften ummelden:

      Sollten Mannschaften von den Schulen versehentlich zu einem falschen Wettkampf gemeldet worden sein, so können Sie diese noch ummelden. Die Lehrkräfte der Schulen haben diese Möglichkeit nicht und müssen sich für eine Ummeldung an Sie richten.

    • Den Qualifikationsstatus für gemeldete Mannschaften ändern:

      Dies ist eine zentrale Funktion zur Verwaltung der aktuell bei Ihnen gemeldeten Mannschaften.

      Mannschaften, die hier auf "qualifiziert" gesetzt sind, werden Ihnen in Ihrem Veranstaltungsplaner angezeigt, um sie zu einer Veranstaltung einzuladen. Setzen Sie den Status auf "nicht qualifiziert", so werden die Mannschaften dort nicht mehr angezeigt.

    • Ergebnisse für Mannschaften anfordern:

      Diese Funktion betrifft NUR Beauftragte, die nach Vorrunden auf einer Austragungsebene eine Finalveranstaltung planen möchten und Beauftragte auf nachgeordneten Austragungsebenen. Startet ein Wettkampf zum Beispiel auf Kreisebene und führt bis zur RB-Ebene, so können Sie als RB-Beauftragte(r) hier Ergebnisse der Kreibeauftragten anfordern, die noch keine Ergebnisse gemeldet haben.

  4. Ihre Veranstaltungen erstellen und planen

    Wählen Sie im Startmenü Wettkampforganisation / Für Beauftragte: / Mein Veranstaltungsplaner

    Hier planen Sie Ihre Veranstaltung(en). Diese können Sie jederzeit anlegen und bearbeiten, auch wenn Sie noch keine Mannschaftsmeldungen erhalten haben. Sobald Sie eine Veranstaltung erstellt und für diese ein Datum eingetragen haben, ist sie für alle Nutzer des Portals sichtbar unter "Saison / Veranstaltungen".

    • Wettkämpfe zuordnen:

      Im nächsten Schritt weisen Sie der Veranstaltung die Wettkämpfe zu, die zur Austragung kommen sollen.

    • Mannschaften in Veranstaltungen laden:

      Sobald Sie Mannschaftsmeldungen erhalten haben, können Sie alle Mannschaften, die in Ihrer Mannschaftsverwaltung (s. o.) auf qualifiziert gesetzt sind, in die Wettkämpfe laden, die in der Veranstaltung ausgetragen werden sollen

    • Teilnahmebestätigungen anfordern:

      Jetzt können Sie von den Verantwortlichen Lehrkräften der Schulen, die diese Mannschaften gemeldet haben eine Teilnahmebestätigung anfordern, dass Sie Ihre Veranstaltung endgültig planen können.

    • Dokumente zu einer Veranstaltung hochladen:

      Zur Veranstaltung können Sie zum Beispiel die Ausschreibung zur Veranstaltung einstellen, Spielpläne, Anfahrtskizzen und andere Dokumente – bitte laden Sie hier nur PDF-Dateien hoch.

    • Rundmails zu einer Veranstaltung versenden:

      Den Verantwortlichen Lehrkräften der Mannschaften und den Mannschaftsbetreuern (falls abweichend) können Sie jederzeit Nachrichten senden, die die Organisation der Veranstaltung betreffen.

      Mit jeder Rundmail wird auch die Person, die Sie in der Veranstaltung als Wettkampfleitung benannt haben, informiert (falls Sie die Veranstaltung nicht selbst leiten).

    • Veranstaltung als Excel-Datei herunterladen:

      Sobald die Frist für die Teilnahmebestätigungen zu einer Veranstaltung abgelaufen ist (und ggf. auch die namentliche Nennung der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler, falls für die Planung Ihrer Veranstaltung nötig), laden Sie einfach die komplette Veranstaltung im Excel-Format herunter, um Ablaufpläne, Spielpläne, Anreisepläne etc. zu erstellen. Diese laden Sie dann wieder hoch und versenden eine Rundmail dazu (s. o.).

    • Ergebnisse zu Wettkämpfen einer Veranstaltung eintragen, melden und korrigieren:

      Nach Durchführung einer Veranstaltung tragen Sie hier zu jedem ausgetragenen Wettkampf die Ergebnisse der Mannschaften ein und melden diese an die zuständigen Beauftragten der nächsten Runde oder Ebene – je nachdem, ob Ihre Veranstaltung im Rahmen einer Vorrunde stattgefunden hat oder ob es sich um eine Finalveranstaltung handelt.