Finanzielle Regelungen und Abrechnungsverfahren
Die Kostenerstattung im Rahmen des Bundeswettbewerbs der Schulen Jugend trainiert für Olympia & Paralympics (JTFO & JTFP) sowie anderer ihm durch das Kultusministerium gleichgestellter Wettbewerbe wird wie folgt geregelt:
Mannschaften
Fahrkosten der Mannschaften
Kreisebene
Es werden keine Fahrkosten erstattet. Für Wettbewerbe auf Kreisebene dürfen keine "Jugend trainiert"-Fahrkarten bei der DB bestellt werden.
Seit Beginn des Schuljahres 1989/90 unterstützen jedoch die Sparkassen des Landes diesen Schulsportwettbewerb durch Zuschüsse zu den Fahrkosten auf Kreisebene.
Der Zuschuss zu den Fahrkosten pro Teilnehmer erfolgt nach folgender Zoneneinteilung (jeweils einfache Fahrt)
| Zone 1 | 3 – 30 km | 1,55 € |
| Zone 2 | 31 – 50 km | 2,60 € |
| Zone 3 | über 50 km | 5,15 € |
Dies gilt nur für Sportarten, die auch tatsächlich auf Kreisebene durchgeführt werden.
Abgerechnet wird jeweils umgehend nach Beendigung des Wettbewerbes.
Die Kreisbeauftragten verschicken die Vordrucke mit den Wettkampfunterlagen an die Schulen oder verteilen sie am Wettkampftag an die betreuenden Lehrer.
Die vollständig ausgefüllten Abrechnungsbögen müssen sofort nach Wettkampfende beim Kreisbeauftragten eingereicht werden.
Die Richtigkeit der Angaben im Abrechnungsbogen ist durch die Unterschriften des Betreuers und des Schulleiters und mit Schulstempel zu bestätigen.
Seitens der Regierungspräsidien werden keine eingereichten Fahrtkostenzuschüsse der Kreissparkassen (Vordruck V10) weitergeleitet.
RB- und Landesebene
Den teilnehmenden Mannschaften werden die nach Ausnutzung aller Möglichkeiten der Ermäßigung entstandenen Fahrkosten erstattet.
Die Erstattung erfolgt über das ZSL – Außenstelle Ludwigsburg.
Die Anreise zu den Wettbewerben hat grundsätzlich mit der DB zu erfolgen.
Liegen triftige Gründe vor, die eine Fahrt mit der Deutschen Bahn ausschließen, besteht die Möglichkeit privateigene Kraftfahrzeuge einzusetzen bzw. private Unternehmen (Bus, Privatbahn, …) zu beauftragen.
Beauftragung privater Unternehmen
Bei Beauftragung von privaten Unternehmen zur Beförderung ist der Auftraggeber verpflichtet das kostengünstigste Angebot zu ermitteln und dies durch Einreichung von mindestens zwei Angeboten nachzuweisen.
Die Fahrkosten für das kostengünstigste Angebot werden erstattet.
Nach der Beauftragung eines Busunternehmens ist die Originalrechnung beizulegen und anzugeben an wen die Bezahlung erfolgen soll (Busunternehmen oder an die Schule), bitte immer Vordruck V1-Anlage_Busse beifügen.
Das Reisedatum auf der Abrechnung muss identisch sein mit dem Reisedatum auf der Busrechnung.
Auf der Rechnung des Unternehmers wird dieser Sachverhalt mit dem Vermerk der sachlichen Richtigkeit bestätigt. Das ZSL – Außenstelle Ludwigsburg begleicht die Rechnung direkt an das zuständige Unternehmen.
Soll ein Busunternehmen beauftragt werden, muss dies vorab genehmigt werden vom Organisator des Wettbewerbes (Landes- bzw. RB-Beauftragter) oder vom ZSL – Außenstelle Ludwigsburg.
Nutzung des eigenen PKW
Bei Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeugs ist die Genehmigung des Schulleiters und des für die Durchführung des Wettkampfs zuständigen Beauftragten notwendig.
Die Wegstrecken- und ggf. Mitnahmeentschädigung wird gem. § 6 Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet.
Die Wegstreckenentschädigung beträgt seit 01.01.2022 0,30 €/km. Die bis zum 31.12.2021 gültige Mitnahmeentschädigung entfällt.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Versicherungsschutz von Privat-PKW.
Hinsichtlich der Beförderung von Kindern auf den Vordersitzen wird auf die Bestimmung des § 21 Abs. 1a StVO verwiesen: Kinder bis zum vollendeten 12. Lebensjahr, die kleiner als 150 cm sind, dürfen in Kraftfahrzeugen auf Sitzen, für die Sicherheitsgurte vorgeschrieben sind, nur mitgenommen werden, wenn Rückhalteeinrichtungen für Kinder benutzt werden, die amtlich genehmigt und für das Kind geeignet sind. Abweichend von Satz 1 dürfen Kinder auf Rücksitzen ohne Sicherung durch Rückhalteeinrichtungen befördert werden, wenn wegen der Sicherung von anderen Personen für die Befestigung von Rückhalteeinrichtungen für Kinder keine Möglichkeit mehr besteht.
Bundesebene
JTFO
Die Fahrkarten für das Bundesfinale werden den Mannschaften zugeschickt.
JTFP
Sollte die Anreise mit der DB nicht möglich sein, entscheidet im Einzelfall das ZSL – Außenstelle Ludwigsburg in Absprache mit dem Ministerium für Kultus Jugend und Sport.
Übernachtungskosten der Mannschaften
Ist eine rechtzeitige An- bzw. Abreise vom Wettkampfort nicht möglich, müssen erforderliche Übernachtungen vorher vom ZSL – Außenstelle Ludwigsburg genehmigt werden. Soweit möglich sind für die Übernachtungen Jugendherbergen oder vergleichbare Einrichtungen vorzusehen.
Die Übernachtungskosten werden grundsätzlich nur bis max. 35,00 € für Ü/F pro Teilnehmer erstattet.
Die Kosten für weitere Mahlzeiten können nicht abgerechnet werden.
Beauftragte und Betreuer
Entschädigung der Beauftragten
Kreisbeauftragte
Die Kreis- und Wettkampfbeauftragten können pro Schuljahr folgende Entschädigungen erhalten für die Betreuung von
| 2 bis 5 Mannschaften | 70,00 € | pauschal | |
| 6 bis 10 Mannschaften | 140,00 € | pauschal | |
| bis 80 Mannschaften | 11,00 € | pro Mannschaft | Höchstbetrag 910,00 € |
| ab 80 Mannschaften | 14,00 € | pro Mannschaft | Höchstbetrag 1.300,00 € |
| Von 0 bis 1 Mannschaft gibt es keine Entschädigung. | |||
Landes- und RB-Beauftragte
Die Landes- und RB-Beauftragten können pro Schuljahr bis zu 800,00 € als Aufwendungspauschale erhalten.
Die Festsetzung der zu erstattenden Beträge erfolgt für RB-Beauftragte durch die RB-Koordinatoren, für Landesbeauftragte durch die Außenstelle Ludwigsburg des ZSL.
Der Antrag V6-Entschädigung-Beauftragte kann nur einmal pro Schuljahr gestellt werden.
Reisekostenvergütung der Beauftragten und Betreuer
Beauftragten und Betreuern werden die Reisekosten gem. LRKG vergütet. Dies gilt auch für die Teilnahme an Organisationsveranstaltungen zur Vorbereitung der Wettkämpfe. Bei nicht im öffentlichen Dienst stehenden Personen wird das LRKG entsprechend zu Grunde gelegt.
Die Wegstreckenentschädigung beträgt seit 01.01.2022 0,30 €/km. Die bis zum 31.12.2021 gültige Mitnahmeentschädigung entfällt.
Tagegeld können nur bezugsberechtigte Personen erhalten, keine Schulen oder andere Institutionen (wenn z.B. das Geld an eine Schule überwiesen wird, die ein KFZ stellt, würde dem Betreuer Tagegeld zustehen, das er aber nur erhält, wenn von der Person eine Abtretungserklärung beigefügt ist). Bitte ggfs. auf dem Antrag vermerken.
Organisationskosten
Folgende Kosten für die Vorbereitung und Durchführung der Wettkämpfe werden ein- bis zweimal pro Jahr über V3-Abrechnung-Beauftragte abgerechnet.
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Kommunikationskosten
Die Höhe der zu erstattenden Kommunikationskosten wird einheitlich geregelt und beträgt pro Ebene 50,00 € pro Schuljahr. Sollten die Kosten für Kommunikation höher gewesen sein, ist ein Einzelnachweis vorzulegen.
Kosten für Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände werden nicht erstattet.
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Sonstige Kosten
Die bei der Durchführung der Wettkämpfe anfallenden unabweisbaren Kosten werden gegen Nachweis im notwendigen Umfang erstattet. Schreibarbeiten können nicht zusätzlich abgerechnet werden. Sie sind durch die Aufwandspauschale abgedeckt.
Antrag V3-Abrechnung-Beauftragte muss mit dem Abrechnungszeitraum gekennzeichnet sein (z.B. erste Abrechnung vom 01.10. bis 31.03. und die zweite Abrechnung vom 01.04. bis 30.09
Bitte V3a-Anlage_Wegstrecken beifügen!
Entschädigung und Fahrtkosten für beim Wettkampf eingesetzte Personen
Zu jedem V3 kann für den abzurechnenden Zeitraum eine oder mehrere Sammelabrechnungen V2-Sammelabrechnung_Bar eingereicht werden.
Schiedsrichter/Kampfrichter oder Turnier- bzw. Wettkampfleiter
| bis zu 3 Stunden | 8,00 € | pauschal |
| 3 bis 7 Stunden | 11,50 € | pauschal |
| mehr als 7 Stunden | 15,00 € | pauschal |
Wettkampfhelfer nach Einsatzdauer am Wettkampfort
| bis zu 3 Stunden | 4,00 € | pauschal |
| 3 bis 7 Stunden | 5,50 € | pauschal |
| mehr als 7 Stunden | 7,50 € | pauschal |
Sanitätsdienste
Entgeltliche Sanitätsdienste (DRK, Johanniter, ASB…) können für Schulsportwettbewerbe nur in den Sportarten abgerechnet werden, in denen auch vom jeweiligen Sportfachverband die Anwesenheit vorgeschrieben ist (z. B. im Judo). In allen anderen Fällen genügt der Einsatz von Schulsanitätern.
Fahrtkosten
Den beim Wettkampf eingesetzten Personen werden Fahrkosten der 2. Klasse regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (DB, Bus, …) erstattet.
Bei Benutzung eines privateigenen Kraftfahrzeuges wird die Wegstreckenentschädigung gem. § 6 Abs. 1 und 3 LRKG ausgezahlt.
Entschädigungen und Fahrtkosten werden am Wettkampftag vom Verantwortlichen in Bar ausgezahlt — V2-Sammelabrechnung_Bar.
Sollte die Abrechnung V3 zweimal im Jahr erfolgen, beachten Sie bitte, dass jedes zugehörige V2-Sammelabrechnung_Bar entsprechend gekennzeichnet ist.
Vorschuss
Ein Vorschuss kann mit Formular V5-Vorschuss_Beauftragte beim zuständigen RB-Koordinator bzw. auf Landesebene beim ZSL – Außenstelle Ludwigsburg beantragt werden. Jeder Vorschuss (V5) wird mit der zugehörigen Abrechnung (V3) verrechnet.
Abrechnungsverfahren
Die RB-Koordinatoren sind für die Abrechnung auf Kreis- und RB-Ebene zuständig (Vorrunden und Finals).
Bitte beachten Sie, dass auf Kreisebene für Mannschaften keine Fahrtkosten abgerechnet werden können.
Die Außenstelle Ludwigsburg des ZSL ist auf Landesebene zuständig.
Verjährung
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Gem. § 3 Abs. 5 LRKG ist der Anspruch auf Reisekostenvergütung nach Ablauf von 6 Monaten erloschen.
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Gem. § 195 BGB verjähren Ansprüche von Honoraren und Sachkosten nach drei Kalenderjahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres in dem die Ansprüche entstanden sind.
Diese Ausschlussfrist bezieht sich auf die Erstattung von Fahrtkosten bzw. Wegstreckenentschädigungen. Bei den einzelnen Fahrten müssen jeweils Datum, Ziel und Wegstrecke angegeben werden. Die erste Fahrt darf bis zum Eingang der Abrechnung V3 nicht länger als 6 Monate zurückliegen.
Bitte senden Sie generell keine Vordrucke an das LBV (Drive-BW), an die Staatlichen Schulämter und an die Regionalstellen.
Bitte generell keine Vordrucke an das LBV (Drive-BW), an die Regierungspräsidien, Staatlichen Schulämter und an die Regionalstellen des ZSL.
Unvollständig ausgefüllte oder veraltete Formulare werden nicht bearbeitet und nicht zurückgesandt.
